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Cómo guardar una hoja de Excel en PDF

Cómo guardar una hoja de Excel en PDF

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En muchas ocasiones, cuando trabajamos con hojas de Excel, es necesario guardar una tabla o una base de datos en formato PDF.

Existen básicamente dos maneras de guardar las hojas o incluso elegir las celdas que queremos guardar en un archivo PDF.

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Método 1: Guardar como…

Imaginemos que tenemos una tabla en una hoja de Excel como la siguiente:

tabla-excel
Tabla de ventas

Si queremos guardar dicha tabla en un archivo PDF podemos ir a la pestaña de <<Archivo>> y seleccionar la opción de Guardar como:

guardar-como
Opción Guardar como

Una vez seleccionada esa opción, podremos decirle que lo guarde en el directorio donde queramos, también le pondremos un nombre para el archivo y por último y más importante, debemos decirle el tipo de archivo que queremos guardar.

En este caso desplegaremos el listado y eligiéremos la opción de PDF:

tipo-archivo
Elegir como tipo de archivo PDF

Una vez que elegimos la opción de PDF en el tipo de archivo que vamos a guardar nos aparecen las siguientes opciones:

opciones
Opciones al guardar como PDF

Podremos elegir el tamaño del archivo y además podremos elegir, haciendo clic sobre el botón de Opciones…, si queremos guardar todo el libro o las páginas que seleccionemos, también podemos decirle que publique la hoja activa o simplemente una selección de celdas que tengamos en ese momento seleccionadas.

También podremos elegir otras opciones como se puede ver en la siguiente figura:

ventana-opciones
Ventana de opciones

Una vez que le demos al botón de Aceptar se guardará el archivo como PDF.

Método 2: Imprimir como PDF

Una alternativa al procedimiento anterior es elegir la opción de Imprimir y escogiendo como impresora la de PDF.

Vamos a ver el procedimiento.

Vamos a la pestaña de <<Archivo>> y esta vez seleccionamos la opción de Imprimir (CTRL+P):

imprimir
Pestaña de Archivo y elegimos Imprimir

Una vez seleccionada esa opción podremos elegir la impresora ‘PDF’ y las opciones que necesitemos para obtener el archivo en PDF:

opcion-pdf
Elegimos la impresora ‘PDF’

Y como en el método 1 que hemos visto anteriormente, también podemos elegir imprimir una hoja entera o solamente una selección de celdas, (las cuales deberán de estar elegidas antes de darle a la opción de imprimir).

imprimir-seleccion
Imprimir selección de celdas

Ejemplo: cómo imprimir una selección de celdas

Vamos a imaginar que queremos imprimir solamente las ventas del primer trimestre de nuestra tabla.

Para ello, será tan sencillo como ir a nuestra hoja y seleccionar las celdas correspondientes:

seleccion
Imprimir esa selección de celdas

Y una vez seleccionadas dichas celdas debemos de ir a la pestaña de <<Archivo>> y elegir el método 1 o 2 que hemos descrito anteriormente. Así de sencillo.