En muchas ocasiones, cuando trabajamos con hojas de Excel, es necesario guardar una tabla o una base de datos en formato PDF.
Existen básicamente dos maneras de guardar las hojas o incluso elegir las celdas que queremos guardar en un archivo PDF.
Guardar Excel como PDF
Método 1: Guardar como…
Imaginemos que tenemos una tabla en una hoja de Excel como la siguiente:
Si queremos guardar dicha tabla en un archivo PDF podemos ir a la pestaña de <<Archivo>> y seleccionar la opción de Guardar como:
Una vez seleccionada esa opción, podremos decirle que lo guarde en el directorio donde queramos, también le pondremos un nombre para el archivo y por último y más importante, debemos decirle el tipo de archivo que queremos guardar.
En este caso desplegaremos el listado y eligiéremos la opción de PDF:
Una vez que elegimos la opción de PDF en el tipo de archivo que vamos a guardar nos aparecen las siguientes opciones:
Podremos elegir el tamaño del archivo y además podremos elegir, haciendo clic sobre el botón de Opciones…, si queremos guardar todo el libro o las páginas que seleccionemos, también podemos decirle que publique la hoja activa o simplemente una selección de celdas que tengamos en ese momento seleccionadas.
También podremos elegir otras opciones como se puede ver en la siguiente figura:
Una vez que le demos al botón de Aceptar se guardará el archivo como PDF.
Método 2: Imprimir como PDF
Una alternativa al procedimiento anterior es elegir la opción de Imprimir y escogiendo como impresora la de PDF.
Vamos a ver el procedimiento.
Vamos a la pestaña de <<Archivo>> y esta vez seleccionamos la opción de Imprimir (CTRL+P):
Una vez seleccionada esa opción podremos elegir la impresora ‘PDF’ y las opciones que necesitemos para obtener el archivo en PDF:
Y como en el método 1 que hemos visto anteriormente, también podemos elegir imprimir una hoja entera o solamente una selección de celdas, (las cuales deberán de estar elegidas antes de darle a la opción de imprimir).
Ejemplo: cómo imprimir una selección de celdas
Vamos a imaginar que queremos imprimir solamente las ventas del primer trimestre de nuestra tabla.
Para ello, será tan sencillo como ir a nuestra hoja y seleccionar las celdas correspondientes:
Y una vez seleccionadas dichas celdas debemos de ir a la pestaña de <<Archivo>> y elegir el método 1 o 2 que hemos descrito anteriormente. Así de sencillo.