Guía de Uso de Excel Online Gratis

Excel Online gratis es la versión adaptada de Excel para poder trabajar tus hojas de cálculo desde un navegador web, y sustituye a la extinta Excel Web App.

Excel online no es un sustituto del programa de escritorio, simplemente se trata de un complemento que permite abrir tus hojas de cálculo en Internet desde cualquier dispositivo, y sin la necesidad de tener el paquete Office instalado.

Microsfot Excel Online: cómo empezar a usarlo

Lo primero que necesitas para usar Excel Online es tener una cuenta de correo electrónico asociado a Microsoft (Outlook, Live o Hotmail).

No obstante, actualmente todos están integrados en Outlook.com

Cuando entres en tu cuenta de Outlook tienes que prestar especial atención a la parte superior y, en la barra horizontal clicar para acceder al menú desplegable.

Verás que al clicar se muestran las diferentes opciones de Office con las que puedes trabajar de manera online.

Una vez aprietes sobre la opción de Excel Online tendrás disponibles tres opciones para empezar a trabajar con las hojas de cálculo.

• Nuevo libro en blanco.
• Examinar plantillas.
• Documentos recientes en OneDrive.

Excel Online: primeros pasos

Al crear un nuevo libro en blanco verás como aparece en tu dispositivo la pantalla inicio. Una pantalla similar a la que encuentras cuando utilizas Excel es la versión de escritorio.

Las opciones disponibles dentro del Excel son:

• Están las opciones para crear un nuevo libro, abrir una hoja de cálculo online ya existente, guardar cambios, o imprimir, entre otros.
• Opciones de copiar y pegar, opciones de formato para las celdas y contenidos…
• A partir del comando ‘Función’ tendrás un cuadro de diálogo con el listado de las funciones de Excel disponibles, como BUSCARV o concatenar. Además se pueden insertar gráficos y tablas.
• El comando de Excel ‘Calcular Libro’ actualiza todas las fórmulas y resultados de la hoja de cálculo.
• Aquí se administran los comentarios de las hojas de Excel.
• Vista de edición y vista de lectura. Puedes alternarlas a medida que trabajas con ellas.

En la versión de Excel Online comprobarás que no están disponibles todas las opciones que sí están en la versión de escritorio. Aun así te permitirán trabajar las funcionalidades básicas de la herramienta.

Plantillas predeterminadas de Excel Online

Es otra de las opciones que permite el Excel Online: trabajar con alguna de sus plantillas.

Para ello, selecciona la opción de ‘Examinar plantillas’ y escoge la que necesites del catálogo disponible.

Cuando cliques sobre una de las opciones verás cómo queda y los detalles, así como un botón que al clicarlo creará un nuevo libro de Excel con dicha plantilla.

Los libros de Excel Online, ¿dónde se guardan?

Excel Online es la versión de Excel que se ejecuta en los navegadores y, por tanto, todos aquellos trabajos que se efectúen con la herramienta también se quedan almacenados en la nube.

Al tener un correo de Microsoft tienes disponibles 7GB gratuitos para almacenar archivos de cualquiera de las opciones que Office Online te ofrece.

El servicio de almacenamiento de Microsoft para proyectos en la nueve se conoce como OneDrive.

Los archivos guardados en OneDrive solo serán accesibles para ti, a no ser que los compartas con otra persona con cuenta Outlook.

Podrás acceder a todos documentos a través de la ruta: OneDrive → Documentos que podrás encontrar en la barra superior de tu libro de Excel.

Si abres la carpeta de documentos puedes editar los archivos realizando acciones como: cambiarles el nombre, copiarlos, eliminarlos, moverlos a otras carpetas…

Si lo deseas también podrás acceder a tus archivos guardado en la nube directamente desde OneDrive.

¿Cómo compartir un libro de Excel Online?

Si quieres compartir un libro de Excel con otros usuarios tendrás que seleccionar la opción de compartir disponible en la parte superior derecha de Excel Online. Cuando cliques se te abrirá un cuadro de diálogo en el que insertarás el correo del destinatario.

Otra opción será compartir el documento desde el propio OneDrive.

Para ello, selecciona el archivo y haz clic en ‘Compartir’

¿Cómo abrir un libro directamente en tu Excel?

Si quieres seguir trabajando un Excel Online en la versión de escritorio descargable, los pasos a seguir son realmente fáciles.

1. Abre la hoja en la versión online.
2. Selecciona la opción de ‘Abrir en Excel’.

La misma opción también la tendrás desde OneDrive:

1. Selecciona el libro que deseas y clica el botón derecho.
2. Elige la opción ‘Abrir en Excel’.

Cuando abras un archivo online en la versión de escritorio de Excel te solicitará tu usuario y contraseña de tu cuenta de OneDrive. Así tendrás acceso directo y todos los cambios que hagas se guardarán directamente en la nube.

Si en vez de trabajar sobre esa versión quieres obtenerla, puedes descargar Excel y trabajarla en tu versión de escritorio.

Aprendiendo a guardar en OneDrive desde Excel

Al igual que puedes trabajar desde OneDrive a la versión de escritorio, también puedes hacerlo al revés: trabajar en Excel y guardar en OneDrive.

Para guardar un libro de Excel en la nube tienes que seleccionar Archivo → Guardar en la Web (para ello tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de Micrososft).

Una vez has guardado en OneDrive puedes editar el archivo posteriormente tanto online como en la versión de escritorio.

Excel Online es una alternativa perfecta para todos aquellos que no tengan la licencia Office en todos sus dispositivos. Además de permitirte trabajar con varios usuarios a la vez sobre una misma hoja.

Ahora ya sabes más sobre Excel y los servicios que la herramienta te ofrece. Es el momento de empezar a sacarle el máximo partido.