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Correspondencia con Excel y Word automática

Correspondencia en Excel

En el siguiente ejemplo veremos cómo podemos enlazar Excel con Word para realizar tareas repetitivas como por ejemplo escribir una carta a diferentes destinatarios con diferente fecha y lugar.

En primer lugar, debemos de tener una hoja de Excel donde contenga la base de datos, en nuestro ejemplo será la siguiente:

Hoja de Excel

En la figura de arriba vemos que existe una tabla con todos los datos necesarios para configurar posteriormente posteriormente el Word con el contenido de la carta. Una vez introducidas las variables necesarias se guarda el archivo para usarlo más tarde.

El siguiente paso es escribir la carta con Word para configurar aquellos campos que se rellenarán automáticamente.

Para nuestro ejemplo tenemos lo siguiente:

Carta de Word

Una vez hemos introducido el formato de nuestro texto, vamos a:

Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia…

Asistente de correspondencia

En ese momento se nos despliega una ventana a la derecha donde se nos irá preguntando lo que deseamos realizar. Para nuestro ejemplo hacemos lo siguiente:

Selecciona cartas en la correspondencia

Seleccionamos la opción de CARTAS y pulsamos SIGUIENTE en la parte inferior de la ventana.

Documento actual

Utilizar el documento actual y pulsamos siguiente.

En el tercer paso deberemos de seleccionar UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE y pinchar en EXAMINAR  para poder enlazar el Excel que hemos guardado anteriormente con la base de datos.

Lista existente

Al pulsar EXAMINAR seleccionamos el archivo Excel que habíamos guardado. Lo segundo que nos pregunta la ventana emergente es la hoja del Excel en donde están los datos y, en caso de que nuestra tabla contenga encabezados seleccionamos dicha opción en el desplegable.

Una vez hecho eso nos saldrá la tabla que habíamos guardado en Excel de la siguiente manera.

Destinatarios

Seleccionamos aquellas filas que queremos que aparezcan en el texto que vamos a configurar y pulsamos ACEPTAR.

Con eso el archivo de Word ya sabe que base de datos seleccionar y ya podemos pulsar SIGUIENTE.

El cuarto paso nos dice que escribamos la carta en caso de no haberlo hecho antes. Pero en nuestro caso ya teníamos el formato por lo que pasaremos a indicar los CAMPOS que serán variables para cada carta:

Escribir la carta para la correspondencia

Pinchamos en el Word sobre el primer elemento que queremos indicarle de que es una variable. En nuestro caso hacemos doble clic sobre NOMBRE y seleccionamos MAS ELEMENTOS… en el desplegable de la derecha.

Configurar las variables

Llegados a este punto indicamos que valores queremos que tome esa palabra y pulsamos INSERTAR. De esa manera Word ya puede reconocer que en donde ponga NOMBRE se pondrá cada vez un nombre distinto de todos los que hay en la base de datos.

En el primer caso, al configurar los distintos nombres, el campo NOMBRE se pone con unas marcas.

Campos para combinar datos

PASO 5

En el quinto paso se nos muestra la vista previa de como quedará configurado el texto, además de añadir destinatarios. Pulsamos SIGUIENTE:

PASO 6

El último paso nos sirve bien para imprimir o para editar las cartas. Pulsamos EDITAR y guardamos el archivo que se nos genera.

Elegimos la opción de TODOS y pulsamos ACEPTAR.

Combinar documento

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