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Formularios en Excel. Cómo Crear uno Paso a Paso

Formularios en Excel. Cómo Crear uno Paso a Paso

Si te preguntas cómo hacer un formulario en Excel, en este tutorial gratuito te lo vamos a explicar paso a paso

Los formularios utilizados en Excel son de gran utilidad, puesto que permite al usuario introducir datos en una tabla con un entorno visual más amigable, evitando además que el usuario pueda cometer errores al introducirlos.

El formulario se compone básicamente de diferentes campos para introducir los valores requeridos por una tabla definida.

¿Qué tipos de formularios existen en Excel?

Básicamente existen tres tipos de formularios:

  • Formulario de datos
  • Controles de formulario
  • UserForm en VBA

El primero de ellos es el formulario estándar que se puede emplear al crear una tabla en una hoja de Excel.

El segundo es un control de formulario que el usuario puede ir agregando botones con diferentes funcionalidades

El tercero, conocido como UserForm es un formulario definido por el usuario en un espacio de trabajo que éste determina, agregando diferentes controles de formulario y generado mediante el editor de código en VBA.

Veamos a continuación como podemos generar dichos formularios.

Formularios de datos

Este formulario nos permite introducir los diferentes campos de una tabla generada previamente en una hoja de Excel, en donde cada campo corresponde a una columna de la tabla. Por ello, cada vez que se quiera generar una nueva línea en la tabla deberemos de rellenar dicho formulario.

Paso 1

Lo primero de todo es generar una tabla en una hoja de Excel, en nuestro ejemplo vamos a generar una tabla muy sencilla para registrar las diferentes personas de una organización.

Para ello rellenamos la siguiente tabla:

Crear la tabla de Excel para el formulario

Nota: Para poder decirle a Excel que los datos de las diferentes columnas pertenecen a una tabla, hay que ponerse encima de cualquiera de los datos y pulsar Ctrl + T. Excel automáticamente nos lo transformará en una tabla como la mostrada arriba.

Paso 2

El siguiente paso es designar el formulario a la tabla recién generada mediante el símbolo:

Botón para indicar el formulario en Excel

Si no aparece en la parte superior de la ventana de Excel al lado del símbolo de guardar podemos hacer lo siguiente:

Más comandos en Excel para seleccionar el formulario

Pinchamos sobre la flechita y elegimos la opción de Más comandos…

Opción para seleccionar formulario

Seleccionamos la opción de Comandos que no están en la lista de opciones. Y en la ventana de abajo buscamos Formulario. Como se puede comprobar, los comandos están ordenados por orden alfabético, por lo que es fácil de encontrarlo. Una vez seleccionado pulsamos sobre el botón de agregar en la parte derecha de la lista y pulsamos aceptar.

A partir de ese momento ya disponemos de la opción de Formulario en la parte superior de la ventana de Excel, justo al lado de la opción de guardar.

Botón de formulario en la barra de herramientas de Excel

Ahora deberemos de pulsar sobre la tabla que hemos creado en la hoja de Excel y pinchamos sobre el símbolo de Formulario.

Registro de datos para el formulario con Excel

Como vemos, ya disponemos de un formulario para poder rellenar los diferentes campos de la tabla.

Para poder guardar el registro de datos introducidos en cada campo del formulario habrá que pulsar la tecla enter. Esto nos permite rellenar diferentes registros del formulario sin la necesidad de pulsar constantemente el símbolo de formulario para que vayamos introduciendo las diferentes líneas de la tabla.

Cabe destacar que en la parte derecha del formulario hay diferentes botones:

  • Nuevo
  • Eliminar
  • Restaurar
  • Buscar anterior
  • Buscar siguiente
  • Criterios
  • Cerrar

Cada uno de ellos nos permitirá interactuar con los datos introducidos en el formulario. Uno de los botones más útiles bajo mi punto de vista es el botón criterios, ya que si tenemos una tabla con miles de filas nos permite buscar una en concreto filtrando por los diferentes campos del formulario.

Controles de formulario

Antes de hablar de los controles de formulario deberemos de habilitar la opción de programador en nuestro libro de Excel para poder usarlos. Para ello hacemos lo siguiente.

Pulsamos Archivo > Opciones > Desarrollador

Habilitar controles de programador en Excel

Pinchamos sobre Desarrollador y le damos a Aceptar.

A partir de ese momento ya disponemos de la opción de Desarrollador en la cinta de opciones del libro de Excel y podemos usar los controles de formulario.

Lo primero es ir a la pestaña de Desarrollador para seleccionar la opción de Insertar. Inmediatamente después aparecen las siguientes opciones:

Opción de insertar en la pestaña de desarrollador de Excel

Dichas opciones permiten introducir diferentes objetos como, por ejemplo, un botón o un desplegable que nos puede servir para agregarle una macro que ejecute algunas acciones definidas cuando el usuario haga clic sobre ellos.

Algunos controles de formulario

Existen varios controles de formulario, ofreciendo cada uno de ellos una funcionalidad distinta según el tipo de interacción con el usuario.

Botón

Este tipo de botón permite ejecutar una macro al hacer clic sobre el mismo. Para ello basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él y asignarle una macro.

Botón que ejecuta una macro en Excel

Cuadro combinado

Se trata de un desplegable que sirve para mostrar al usuario una lista definida con varios objetos dentro.

Cuadro combinado en Excel

Para poder definir los elementos de los que se compone la lista hay que hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción de formato de control y posteriormente seleccionar las celdas que contienen dichos elementos.

Formato de control de Excel

Casilla de verificación

Este control sirve para seleccionar o deseleccionar una opción, como por ejemplo una casilla asignada.

Casilla de verificación

Control de número

Sirve para aumentar o disminuir un valor numérico definido.

Control de número

Cuadro de lista

Esta opción nos permite seleccionar de la lista generada uno de las opciones, (o varias si se ha asignado previamente).

Cuadro de lista

Botón de opción

Este objeto nos permite realizar una selección dentro de un conjunto de opciones disponibles.

Botón de opción

Cuadro de grupo

Permite agrupar varios controles dentro de un espacio determinado por un rectángulo.

Cuadro de grupo

Etiqueta

Permite poner un texto al lado de cualquier control comentado anteriormente. Es útil para por ejemplo poner una breve descripción del formulario.

UserForm en VBA

El formulario UserForm en VBA son unos cuadros de dialogo que emplean los controles de formulario comentado anteriormente.

Estos formularios deben de crearse desde el editor visual basic y definidos con código en VBA. Para acceder a ellos hay que ir a la pestaña Desarrollador > Visual Basic

Formulario UserForm de Excel

Una vez hemos accedido al editor Visual Basic le damos a insertar > UserForm

Insertar UserForm en Excel

Por último, se nos despliega una zona de trabajo en donde se puede seleccionar el tamaño de dicho espacio y empezar agregar los controles disponibles desde el cuadro de herramientas.

Panel de diseño de los controles de UserForm de Excel

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