Si te preguntas cómo hacer un formulario en Excel, en este tutorial gratuito te lo vamos a explicar paso a paso
Los formularios utilizados en Excel son de gran utilidad, puesto que permite al usuario introducir datos en una tabla con un entorno visual más amigable, evitando además que el usuario pueda cometer errores al introducirlos.
El formulario se compone básicamente de diferentes campos para introducir los valores requeridos por una tabla definida.
Índice
¿Qué tipos de formularios existen en Excel?
Básicamente existen tres tipos de formularios:
- Formulario de datos
- Controles de formulario
- UserForm en VBA
El primero de ellos es el formulario estándar que se puede emplear al crear una tabla en una hoja de Excel.
El segundo es un control de formulario que el usuario puede ir agregando botones con diferentes funcionalidades
El tercero, conocido como UserForm es un formulario definido por el usuario en un espacio de trabajo que éste determina, agregando diferentes controles de formulario y generado mediante el editor de código en VBA.
Veamos a continuación como podemos generar dichos formularios.
Formularios de datos
Este formulario nos permite introducir los diferentes campos de una tabla generada previamente en una hoja de Excel, en donde cada campo corresponde a una columna de la tabla. Por ello, cada vez que se quiera generar una nueva línea en la tabla deberemos de rellenar dicho formulario.
Paso 1
Lo primero de todo es generar una tabla en una hoja de Excel, en nuestro ejemplo vamos a generar una tabla muy sencilla para registrar las diferentes personas de una organización.
Para ello rellenamos la siguiente tabla:
Nota: Para poder decirle a Excel que los datos de las diferentes columnas pertenecen a una tabla, hay que ponerse encima de cualquiera de los datos y pulsar Ctrl + T. Excel automáticamente nos lo transformará en una tabla como la mostrada arriba.
Paso 2
El siguiente paso es designar el formulario a la tabla recién generada mediante el símbolo:
Si no aparece en la parte superior de la ventana de Excel al lado del símbolo de guardar podemos hacer lo siguiente:
Pinchamos sobre la flechita y elegimos la opción de Más comandos…
Seleccionamos la opción de Comandos que no están en la lista de opciones. Y en la ventana de abajo buscamos Formulario. Como se puede comprobar, los comandos están ordenados por orden alfabético, por lo que es fácil de encontrarlo. Una vez seleccionado pulsamos sobre el botón de agregar en la parte derecha de la lista y pulsamos aceptar.
A partir de ese momento ya disponemos de la opción de Formulario en la parte superior de la ventana de Excel, justo al lado de la opción de guardar.
Ahora deberemos de pulsar sobre la tabla que hemos creado en la hoja de Excel y pinchamos sobre el símbolo de Formulario.
Como vemos, ya disponemos de un formulario para poder rellenar los diferentes campos de la tabla.
Para poder guardar el registro de datos introducidos en cada campo del formulario habrá que pulsar la tecla enter. Esto nos permite rellenar diferentes registros del formulario sin la necesidad de pulsar constantemente el símbolo de formulario para que vayamos introduciendo las diferentes líneas de la tabla.
Cabe destacar que en la parte derecha del formulario hay diferentes botones:
- Nuevo
- Eliminar
- Restaurar
- Buscar anterior
- Buscar siguiente
- Criterios
- Cerrar
Cada uno de ellos nos permitirá interactuar con los datos introducidos en el formulario. Uno de los botones más útiles bajo mi punto de vista es el botón criterios, ya que si tenemos una tabla con miles de filas nos permite buscar una en concreto filtrando por los diferentes campos del formulario.
Controles de formulario
Antes de hablar de los controles de formulario deberemos de habilitar la opción de programador en nuestro libro de Excel para poder usarlos. Para ello hacemos lo siguiente.
Pulsamos Archivo > Opciones > Desarrollador
Pinchamos sobre Desarrollador y le damos a Aceptar.
A partir de ese momento ya disponemos de la opción de Desarrollador en la cinta de opciones del libro de Excel y podemos usar los controles de formulario.
Lo primero es ir a la pestaña de Desarrollador para seleccionar la opción de Insertar. Inmediatamente después aparecen las siguientes opciones:
Dichas opciones permiten introducir diferentes objetos como, por ejemplo, un botón o un desplegable que nos puede servir para agregarle una macro que ejecute algunas acciones definidas cuando el usuario haga clic sobre ellos.
Algunos controles de formulario
Existen varios controles de formulario, ofreciendo cada uno de ellos una funcionalidad distinta según el tipo de interacción con el usuario.
Botón
Este tipo de botón permite ejecutar una macro al hacer clic sobre el mismo. Para ello basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre él y asignarle una macro.
Cuadro combinado
Se trata de un desplegable que sirve para mostrar al usuario una lista definida con varios objetos dentro.
Para poder definir los elementos de los que se compone la lista hay que hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción de formato de control y posteriormente seleccionar las celdas que contienen dichos elementos.
Casilla de verificación
Este control sirve para seleccionar o deseleccionar una opción, como por ejemplo una casilla asignada.
Control de número
Sirve para aumentar o disminuir un valor numérico definido.
Cuadro de lista
Esta opción nos permite seleccionar de la lista generada uno de las opciones, (o varias si se ha asignado previamente).
Botón de opción
Este objeto nos permite realizar una selección dentro de un conjunto de opciones disponibles.
Cuadro de grupo
Permite agrupar varios controles dentro de un espacio determinado por un rectángulo.
Etiqueta
Permite poner un texto al lado de cualquier control comentado anteriormente. Es útil para por ejemplo poner una breve descripción del formulario.
UserForm en VBA
El formulario UserForm en VBA son unos cuadros de dialogo que emplean los controles de formulario comentado anteriormente.
Estos formularios deben de crearse desde el editor visual basic y definidos con código en VBA. Para acceder a ellos hay que ir a la pestaña Desarrollador > Visual Basic
Una vez hemos accedido al editor Visual Basic le damos a insertar > UserForm
Por último, se nos despliega una zona de trabajo en donde se puede seleccionar el tamaño de dicho espacio y empezar agregar los controles disponibles desde el cuadro de herramientas.
