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Crear listas desplegables en Excel

Crear listas desplegables en Excel

Las listas desplegables en Excel son muy útiles cuando queremos que el usuario pueda seleccionar unos valores predeterminados en una celda en concreto, evitando así que se pueda elegir un valor erróneo en la celda o incluso evitar tener que introducir a mano cada vez un dato en concreto.

¿Qué es una lista desplegable?

Imaginemos que tenemos que introducir en una celda un mes del año para que otra celda pueda realizar un proceso dependiendo del mes en el que estamos. Si el usuario introdujese dicho mes a mano podría cometer un error de transcripción o incluso ser engorroso cada vez tener que introducir dicho mes. Es ahí donde las listas desplegables nos pueden ayudar mucho a evitar esos inconvenientes.

Por lo tanto, una lista desplegable en Excel es una forma de validar unos valores en ciertas celdas de una hoja de Excel.

¿Qué es una lista desplegable?

¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

En el ejemplo que estamos realizando vemos que en la celda D2 de la hoja tenemos una lista con todos los meses del año. Para ello deberemos de hacer lo siguiente:

Paso 1

El primer paso que debemos de realizar es definir los elementos de la lista, para ello podemos ir a cualquier otra celda de la hoja y poner los meses del año.

Personalmente prefiero poner los listados en una hoja nueva distinta de la hoja en la que estamos trabajando, pero para poder ver mejor cómo funciona la lista desplegable pondremos el listado al lado de la celda con el listado desplegable.

Crear los elementos de la lista desplegable

Paso 2

Una vez que hemos creado el listado con los elementos que tendrá nuestra lista desplegable tenemos que seleccionar la celda de destino donde queremos que aparezca la lista desplegable.

En nuestro caso hemos escogido la celda D2 de la hoja.

Paso 3

Ahora vamos a la pestaña de Datos > Validación de datos

Validación de datos en Excel

Posteriormente, en el cuadro de dialogo elegimos la opción Lista.

Lista para validar datos

Paso 4

Ahora que tenemos la opción de Lista seleccionada en el cuadro de diálogo debemos de decirle cual es el origen de los valores de la lista. Por lo que en el campo Origen seleccionamos el rango B2:B13. Y pulsamos Aceptar.

Seleccionar el origen de los datos para la lista desplegable en Excel

En este momento, el usuario que seleccione la celda D2 ya puede elegir los valores de la lista desplegable.

Lista desplegable configurada

Sin embargo, si el usuario introduce un valor en la celda D2 que no se corresponde con los valores definidos en el listado saldrá el siguiente error.

Error de lista desplegable al seleccionar un valor incorrecto

Veamos cómo podemos evitar que salga un mensaje de error para que el usuario pueda introducir más valores que los definidos en el listado e incluso personalizar el mensaje de error si se introduce un valor no permitido en la celda.

Opciones de la lista desplegable

Si volvemos al desplegable que nos salía anteriormente veremos que hay dos pestañas más en el cuadro de diálogo.

  • Mensaje de entrada
  • Mensaje de error

Mensaje de entrada

Esta opción sirve para que nos aparezca un mensaje cada vez que seleccionemos la celda con la lista desplegable. Para poder configurar dicho debemos de seleccionar la pestaña de mensaje de entrada y ponerle un título y un mensaje en las casillas correspondientes.

Mensaje de entrada

El resultado al seleccionar la celda D2 de nuestro ejemplo con el listado desplegable es el siguiente:

Mensaje de entrada en el listado desplegable

Si posteriormente queremos quitar dicho mensaje al seleccionar la celda correspondiente al listado desplegable deberemos de volver a la opción de validación de datos y borrar dicho mensaje en las opciones.

Mensaje de error

Para configurar un mensaje de error cuando se introduce un valor distinto del de la lista desplegable se debe de realizar los mismos pasos que en el caso anterior.

Seleccionamos la opción de Mensaje de error en el cuadro de diálogo e introducimos un título, un mensaje de error y además podemos elegir el tipo de aviso que saldrá cuando se introduzca un valor no permitido.

Mensaje de error

Según el estilo escogido saldrá un símbolo distinto cuando salga el mensaje de error. En nuestro caso hemos configurado el siguiente error.

Configurar error personalizado

Borrar el listado desplegable

Para borrar un listado desplegable hay que seleccionar la celda que contiene dicho listado y volver al cuadro de diálogo con las opciones anteriormente mencionadas.

Datos > Validación de datos

Borrar el listado desplegable

Bastará con seleccionar la opción de CUALQUIER VALOR en el campo PERMITIR de la ventana VALIDACIÓN DE DATOS y la lista se eliminará. Ya que, si solamente seleccionamos la casilla que contiene el listado desplegable, la D2 en nuestro ejemplo, y pulsamos la tecla suprimir se borrará el texto introducido pero el listado seguirá apareciendo.

Copiar un listado desplegable

Si queremos copiar el listado desplegable que hemos configurado en una celda deberemos de copiar dicha celda en cualquiera otra de la hoja o del libro y ya se nos habrá copiado la regla de validación de datos configurada en la celda de origen.

Cabe destacar que en ese caso cada celda puede tener un valor distinto de la lista desplegable. En nuestro ejemplo la celda D2 es la original, y al copiar dicha celda en la F2 vemos que podemos seleccionar otro valor de la lista.

Copiar un listado desplegable

Añadir nuevos valores a los elementos de la lista

Paso 1

Imaginemos que ahora necesitamos añadir más elementos a la lista desplegable que hemos configurado. Para ello solamente deberemos de ir al rango de celdas que contienen los elementos de la lista y añadir abajo los elementos que queramos.

Añadir nuevos valores a los elementos de la lista

Vemos que en nuestro caso hemos añadido los números del 1 al 12 para que salgan en la lista desplegable que hemos configurado en la celda D2.

Paso 2

El siguiente paso es seleccionar el rango adecuado en la validación de datos. Seleccionamos la celda D2 (para nuestro ejemplo).

Datos > Validación de datos

Y en el campo de Origen ampliamos el rango de las celdas que contienen los elementos de la lista.

Añadir nuevos valores a los elementos de la lista

Ahora que ya sabes cómo hacer una lista desplegable en Excel, ¿te animas a practicar?

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