Las tablas dinámicas son una poderosa herramienta de Excel, la cual permite cambiar la información que se muestra en una tabla con tan sólo arrastrar los campos necesarios hasta las áreas de filas, columnas, filtro o valores.
Vamos a ver un ejemplo para que quede más claro.
Tutorial de tablas dinámicas en vídeo
En este vídeo puedes ver el mismo ejemplo de este tutorial paso a paso para crear una tabla dinámica en Excel.
Crear la Tabla Dinámica
Imaginemos que tenemos una tabla como esta:
Lo primero que debemos de hacer es ponernos sobre cualquier celda de la tabla que contiene los datos.
Lo segundo será ir a la pestaña de Insertar y hacer clic en el icono de «Tabla Dinámica».
Una vez que le hemos dado al icono nos aparece una ventana donde habrá que introducir el Origen de los datos y el lugar de destino.
En nuestro ejemplo insertaremos la Tabla Dinámica en una hoja nueva:
Fijaos que en este ejemplo en concreto, el origen de nuestros datos corresponde a la tabla llamada «Tabla1», de no tener formato de tabla os aparecerá el rango de celdas que hayáis introducido.
Seleccionamos la opción de insertar la hoja en una nueva hoja de cálculo y automáticamente se creará una nueva hoja, si no existía, y aparecerá lo siguiente.
En la parte izquierda, (por ahora en blanco), es donde aparecerán los datos de la tabla dinámica en cuanto elijamos qué campos queremos que aparezcan.
En la parte derecha, tenemos dos zonas claramente diferenciadas. La zona superior donde están todos los campos de la tabla, y la zona inferior donde tenemos las siguientes áreas:
- Filtros: arrastraremos hasta dicha zona los campos de arriba que queremos que tengan filtro
- Columnas: hasta allí arrastraremos el campo o los campos que queremos que aparezcan en columnas
- Filas: arrastramos allí el campo o los campos que queremos que aparezcan en filas
- Valores: se sumará por defecto los valores del campo que arrastremos hasta allí, pero podremos elegir varias opciones para que calcule la suma, el producto, los valores máximos o mínimos, el promedio etc
Supongamos que queremos saber las ventas de los productos más vendidos A, B, C y D con su fecha. Los productos los pondremos en filas y la fecha en columnas. De esa manera quedará lo siguiente:
Excel calculará de manera automática el subtotal de cada producto y el total general, y lo mejor de todo es que nosotros no hemos tenido que introducir ninguna fórmula para obtenerlo.
Lo que ha hecho Excel es aplicar la función SUMA a los valores.
Si lo que queremos es saber el PORCENTAJE con respecto al total en lugar de sumar los valores, debemos de ir a la pestaña de suma de ventas del área de VALORES y elegir la opción de Configuración de campo de valor…
Y en la ventana que nos aparece ir a la pestaña de «Mostrar valores como» y seleccionar del desplegable la opción de «% del total general».
Al darle a Aceptar la tabla calcula de forma automática los porcentajes y te lo representa así:
Por lo que el uso de las Tablas Dinámicas en Excel permite cambiar informes de trabajo muy rápidamente.